[Het Digitaal Platform voor Advocaten (DPA) representeert dé digitalisering van de advocatuur. Onze developers zijn dan ook volop bezig met de integratie & het testen van het DPA-platform in Advodata. Een functionaliteit die de workflow van advocaten aanzienlijk zal optimaliseren.]
In samenhang hiermee, een interessant artikel van Edgar Boydens, bestuurder bij Diplad over het DPA. Veel leesplezier!
Edgar Boydens, bestuurder bij Diplad, verdedigt DPA Deposit en roept op tot samenwerking tussen de verschillende actoren binnen Justitie. ‘Als de manier waarop advocaten hun besluiten moeten neerleggen meer zorgen baart dan de digitale revolutie van AI en predictieve justitie, of dan de achterstand in de behandeling van zaken, betaalt de rechtsonderhorige uiteindelijk veel meer dan de kost van de neerlegging.’
Al tientallen jaren wordt er gejammerd over de werking van Justitie, waar de tijd in de spreekwoordelijke middeleeuwen bleef stilstaan. Toen het Europees Hof voor de Rechten van de Mens op 28 november 2008 haar Salduzarrest uitsprak, moest België - maar ons land niet alleen - de strafprocedure in ijltempo aanpassen. Toen de wet van 13 augustus 2011 in het Belgisch Staatsblad verscheen, bleven er minder dan vier maanden over om de organisatie van de verplichte bijstand van een advocaat ook daadwerkelijk te organiseren. De Orde van Vlaamse Balies heeft toen het initiatief genomen om de Salduzpermanentie en webapplicatie op poten te zetten, en sloot daarvoor een eerste protocolakkoord af met de toenmalige minister van Justitie, Stefaan De Clerck.
Op 1 januari 2012, datum van in werkingtreding van de wet, werd een gebruiksvriendelijke Salduzwebapplicatie gelanceerd. Advocaten kunnen aangeven op welke tijdstippen, binnen welke vakdomeinen en geografisch gebied zij zich beschikbaar stellen om bijstand te verlenen bij de ondervraging. Op die tijdstippen kan de advocaat gecontacteerd worden op een specifiek, door de advocaat zelf instelbaar, permanentienummer. Politieambtenaren en onderzoeksrechters hebben de mogelijkheid om een advocaat te zoeken via een ander luik van de Salduzwebapplicatie. Het systeem werkt met oproepen per sms, wat de snelheid ten goede komt. Na één maand hadden al 2000 advocaten, 19.000 politiemensen en 75 onderzoeksrechters zich online geregistreerd.
Geen mens aan het klagen over dat initiatief.
Van Salduzweb naar DPA
De advocaten namen toen de beslissing om verder actief in te zetten op de digitalisering en informatisering van hun beroep. Er werd een IT-departement uitgebouwd binnen de OVB, met een eigen bestuurder, en na de gebruikelijke functionele analyses bleek het idee om te informatiseren net iets meer om het lijf te hebben dan enkele mooie woorden. Zeker toen bleek dat - net zoals voor de onderzoeksrechters tijdens de ontwikkeling van de Salduzapplicatie - er eigenlijk geen uniform databestand voorhanden was, en alle balies van het land zowat hun eigen wijze van databeheer kenden. Een éénvormig bestand bleek absoluut noodzakelijk om uiteindelijk één authentieke bron van alle Vlaamse advocaten te kunnen uitbouwen, de basis voor een veilig digitaal platform voor advocaten. Belangrijke budgetten werden door de OVB - en dus alle advocaten en balies - besteed aan de ontwikkeling van wat het uniforme data- en financieel beheer voor alle balies moest worden. Intussen werd ook de toegang tot het rijksregister, het Centraal register voor Beslagberichten en de verschillende bedrijfsinformaties geïnformatiseerd, waardoor advocaten eveneens rechtstreeks vanuit hun kantoor toegang kregen tot die bronnen.
Maar het aanvankelijk idee reikte veel verder; de Ordes wensten actief in te zetten op een digitaal platform dat voor alle Belgische advocaten de centrale plaats zou worden voor digitale communicatie met alle actoren van Justitie. Niet enkel besluiten kunnen neerleggen, of verzoekschriften voor hoven en rechtbanken, maar ook beveiligd kunnen communiceren, vonnissen en arresten ontvangen, noodzakelijke gegevens voor de uitoefening van het beroep via één enkel digitaal platform. Daarbij hanteerden de Ordes de volgende uitgangspunten: het platform moest zorgen voor (administratieve) vereenvoudiging, moest wettelijk en veilig zijn (wat met de inwerkingtreding van de GDPR alleen maar aan belang heeft gewonnen), schaalbaar en robuust, zorgen voor verregaande integratie met Justitie en andere overheidsbronnen, voorzien in integratie met advocatensoftwarepakketten en voor advocaten die niet over advocatensoftware beschikken, een geïntegreerde portaalsite.
Op 19 december 2014 richtten de OVB en de Vlaamse balies daarvoor Diplad op, een vennootschap van de ordes waarin de volledige digitalisering van de advocatuur zou worden ondergebracht. De balies leenden de nieuwe structuur daarvoor 2,5 miljoen euo , de OVB en de banken nog eens evenveel.
Op 22 juni 2016 ondertekenden de OVB en OBFG met de minister van Justitie, de FOD Justitie, de notarissen en de gerechtsdeurwaarders nadien een ambitieus samenwerkingsprotocol waarbij alle ondertekenaars zich ertoe verbonden om alles in het werk te stellen om de gebruikers die ze vertegenwoordigden zo snel als mogelijk de transitie te laten maken naar een digitale procesvoering en communicatie. Samenwerking met de OBFG drong zich dan ook op en op 20 februari 2018 werd een samenwerkingsprotocol ondertekend om de krachten te bundelen, en de kosten zoveel als mogelijk te beperken. De beide Ordes waren immers in een verschillend tempo aan de digitalisering begonnen, de Orde van Vlaamse Balies met een aparte vennootschapsstructuur, de Ordre des Barreaux Francophones et Germanophone zonder. Voor het Digitaal Platform voor Advocaten (dat inmiddels was omgedoopt naar Digital Platform for Attorneys) was het voor de verdere uitbouw noodzakelijk om één overkoepelende authentieke bron te hebben, die onder de verantwoordelijkheid bleef vallen van de beroepsgroep en moet toelaten beveiligd te communiceren met alle stakeholders van Justitie.
Het wekt verbazing dat nog steeds advocaten kiezen voor We-transfer, Dropbox en aanverwante oplossingen, die minder veilig zijn en minder garanties bieden en regelmatig voorwerp zijn van betwisting over al dan niet overhandigde en ontvangen stukkenbundels.
DPA Deposit is één functie
Ook gerechtsdeurwaarders en notarissen hebben één enkele authentieke bron uitgebouwd, die gekoppeld wordt aan het Digitaal Platform voor Advocaten, waarna een veilige en digitale communicatie mogelijk wordt. Ook voor rechtbanken is dat het geval; de eerste applicatie van het DPA - na de advocatenkaart - werd de elektronische neerlegging van conclusies en stukken, waarbij het digitaal platform wordt gekoppeld aan het E-Deposit van Justitie. Maar ook alle rechtbanken die niet digitaal zijn aangesloten, kunnen via DPA besluiten en stukken ontvangen per brief. Het DPA zorgt er dus voor dat de besluiten, de stukken en de briefwisseling wordt verstuurd nadat de hoedanigheid van advocaat is gecontroleerd (en ge-authenticeerd), en dat dit niet alleen naar de rechtbank gebeurt, maar tegelijkertijd ook naar de tegenstrevers in een beveiligde omgeving, met garantie over verzending en aflevering.
Het wekt dan ook verbazing dat nog steeds advocaten kiezen voor We-transfer, Dropbox en aanverwante oplossingen, die minder veilig zijn en minder garanties bieden en regelmatig voorwerp zijn van betwisting over al dan niet overhandigde en ontvangen stukkenbundels.
De advocatenkaart die daarvoor werd ontwikkeld voor alle Belgische advocaten is een Europese primeur die vele andere landen ons intussen benijden. Dankzij de advocatenkaart wordt het makkelijker om toepassingen uit te rollen op het DPA en krijgen advocaten hun eigen ‘fastlane’ op de ’digital highway’. De kaart wordt nu al gebruikt als legitimatiebewijs in het binnenland voor rechtbanken en sommige gevangenissen, maar ook in het buitenland worden verdere samenwerkingen en toepassingen onderzocht.
Voor advocaten was ook de medewerking van alle softwarepakketten een absolute must, zodat het gebruiksgemak van een digitaal platform gekoppeld kon worden aan de dagelijkse werking van het advocatenkantoor, waarin hoofdzakelijk gewerkt wordt vanuit een welbepaald dossier en het belangrijk is dat al wat verzonden wordt en toekomt ook binnen die dossieromgeving wordt bewaard.
Kritiek wekt verbazing
Vrij snel komen een aantal vragen naar boven, en de kritiek op het digitaal platform voor advocaten, aangevoerd door de voorzitter (inmiddels op rust) van het hof van beroep tine Antwerpen, daarin gesteund door raadsheer Thiriar (zie onder meer Juristenkrant 24 oktober 2018), bereikt een hoogtepunt wanneer het kb van 16 oktober 2018 wordt gepubliceerd, waarbij overeenkomstig artikel 32ter van het gerechtelijk wetboek de minister van Justitie kan opleggen dat beroepsgroepen enkel de door hun beroepsorganisatie beheerde informaticasystemen gebruiken om toegang te krijgen tot de informaticasystemen van Justitie zoals E-Deposit en E Box. Het ministerieel besluit van dezelfde datum maakt van DPA-Deposit het enige systeem dat advocaten kunnen benutten voor het elektronisch neerleggen van stukken en conclusies.
Joël de Rosnay schreef het enkele jaren geleden al in zijn boek Surfer la vie: kom je met een nieuw idee aandraven, dan heb je altijd drie categorieën van mensen tegen. Zij die hetzelfde doen, zij die het tegenovergestelde doen, en ten slotte zij die niets doen. Met andere woorden iedereen is tegen. Daarom moet je ook vechten om te innoveren en dus ook risico’s durven nemen.
Het uitgangspunt van DPA is dat de technische complexiteit wordt opgevangen door het systeem, zodat de advocaat zich niet moet bekommeren over de technologische keuzes van deze of gene rechtbank, maar te allen tijde op dezelfde wijze vanuit dezelfde applicatie naar alle rechtbanken kan communiceren.
De kritiek is merkwaardig, soms misleidend, dat enkele opmerkingen op zijn plaats zijn, al blijft het andermaal negatieve energie. Sommige magistraten - zoals Pierre Thiriar, raadsheer in Antwerpen - vinden DPA-Deposit onnodig en zonder wettelijke grond, omdat ‘binnen Justitie een performant en veilig systeem werd uitgebouwd om digitaal met de hoven en rechtbanken te communiceren’ (Juristenkrant 24 oktober 2018). Dit ‘systeem’ is een website waarop documenten kunnen worden opgeladen die dan in het juiste dossier van de rechtbank worden overgebracht. De advocatuur doet met het DPA juist hetzelfde, maar dan voor advocaten. Waarom is dat voor sommige magistraten zo’n probleem? Als de advocatuur voor alle briefwisseling die de griffie richt aan advocaten een website zou ontwikkelen, waarop griffiers zich buiten hun gebruikelijke software zouden moeten gaan aanmelden om een brief over te maken, zou er terecht kritiek zijn op het systeem. Dat is eigenlijk exact wat E-Deposit op heden betekent voor de advocatuur. Waar E-Deposit een technische tool is om documenten die worden aangeleverd, aan de zijde van Justitie te verwerken en aan het juiste dossier te koppelen, doet het DPA hetzelfde, maar dan aan de zijde van de balie en de advocaten.
Het wekt verbazing dat sommige magistraten daarbij niet zozeer de digitale communicatie verdedigen, maar wel een bepaalde software die digitale communicatie mogelijk maakt. Dat staat haaks op de visie van de Ordes: het DPA is zo gebouwd dat elke vorm van digitale communicatie kan ondersteund worden, of het nu E-box, J-box, E-deposit of een andere technologie is. Daarbij is het uitgangspunt dat de technische complexiteit wordt opgevangen door het systeem, zodat de advocaat zich niet moet bekommeren over de technologische keuzes van deze of gene rechtbank, maar te allen tijde op dezelfde wijze vanuit dezelfde applicatie naar alle rechtbanken kan communiceren.
De Ordes nemen geen standpunt in over welk systeem beter dan wel minder goed is, wat het onderliggend debat blijkt te zijn van sommige magistraten. Laat technische zaken aan techneuten, en punten van kritiek of verbetering buiten het publiek debat. Als ieder voor zijn eigen stoep veegt, is de straat proper. Wel deze bedenkingen: communicatie vergt een tweerichtingsverkeer, maar dat laat E-Deposit nog steeds niet toe; het neerleggen kan, maar de omgekeerde beweging, van hoven en rechtbanken naar advocaten en partijen, kan niet (Wel kan via VAJA een arrest gestuurd worden naar het mailadres van de advocaat, maar gelet op de kritiek van de raad van state zijn de ordes al langer vragende partij om deze informatie via het beveiligd platform van het DPA over te maken, arrest nr. 233.777 van 9 februari 2016). Ook de herkenning van algemene rolnummers kan beter, maar zoals gezegd, voor die problemen wordt tussen de techneuten in onderling overleg en goede verstandhouding naar oplossingen gezocht, ver buiten het publieke discours.
Ook de kritiek dat de toegang tot de rechter betalend wordt door DPA-Deposit, snijdt geen hout. Advocaten hebben een platform uitgebouwd, dat geld kost en betaald moet worden. Het ‘gratis’ verhaal gelooft niemand meer, of zoals anderen ooit zegden: if you pay peanuts, you get monkees. Ook de software die Justitie gebruikt wordt betaald, weliswaar met belastinggeld.
De wijze waarop het DPA betaald wordt, hebben de advocaten zelf bepaald en maakt deel uit van hun kosten. Zij zullen wel uitmaken als goed ondernemer of dat de kost van hun cliënten doet dalen dan wel stijgen. De belangrijke investeringen die gedaan worden, laten vermoeden dat het eerste veeleer aan de orde is. Dat het kb en mb van 16 oktober 2018 een zwarte dag zou zijn voor de rechtstaat, omdat privébelangen de toegang tot het gerecht hebben gekaapt en dat zou kaderen in een plan om Justitie als openbare dienst te verkopen en te privatiseren lijkt meer dan vergezocht. Tot nader order blijven advocaten actoren van Justitie en hebben de Ordes de bevoegdheden om initiatieven en maatregelen te nemen voor de behartiging van de belangen van de advocaat en de rechtzoekende (495 GW). Zowel advocaten als rechtzoekenden hebben er alle belang bij dat Justitie performant is en zo snel als mogelijk uit zijn middeleeuwse context komt. E-Deposit heeft uiteraard zijn verdiensten, maar kan ook op tal van vlakken verbeteren.
Samenwerken loont
Daarbij moet wel geluisterd worden naar elkaars bezorgdheden, om problemen op te vangen en met wederzijds respect op te lossen. Magistraten vragen aan advocaten om ook een ‘papieren dossier’ neer te leggen, omdat de griffies er niet in slagen de talrijke neergelegde E-Depositbundels ordentelijk te verwerken, of omdat de magistraten zelf niet de gepaste tools hebben om die digitaal te consulteren en te verwerken. Magistraten vragen aan advocaten om hun neergelegde besluiten nogmaals door te mailen in een Word-versie, om de verwerking in vonnissen en arresten soepeler te laten verlopen wat via E-Deposit momenteel niet kan en allerlei issues met zich meebrengt rond veiligheid en privacy van mailverkeer. Het is eigenlijk onbegrijpelijk en ongehoord dat vertrouwelijke stukken door advocaten worden doorgestuurd via gmail en andere gratis emaildiensten. Iedereen weet dat de bedrijven achter die gratis diensten alle privacyregels aan hun laars lappen en een nieuwe GDPR-wetgeving noodzakelijk maakten. Zoals hierboven weergegeven heeft ook de Raad van State daar zijn bedenkingen al over uitgesproken.
Net zomin als advocaten zich niet moeten inlaten met de wijze waarop de software van magistraten moet werken, moeten magistraten zich afzijdig houden van de wijze waarop de advocatuur haar leden informatiseert.
Advocaten verkiezen om vanuit hun dossier in één enkele bewerking hun besluiten te kunnen neerleggen, mee te delen aan cliënten en aan tegenstrevers, en ze beseffen maar al te goed dat vooral tijd en tijdsbesteding belangrijk zijn in het beheer van het kantoor. E-Deposit heeft ook geen integratie met softwarepakketten voor advocaten, DPA maakt dat wel mogelijk. Daarnaast blijven ook alle administratieve rechtbanken onbesproken…
Het is de visie van de Ordes dat als iedereen de verantwoordelijkheid neemt voor de informatisering van zijn leden, en inzet op veilige communicatie, een positieve samenwerking kan ontstaan. Net zomin als advocaten zich niet moeten inlaten met de wijze waarop de software van magistraten moet werken, moeten magistraten zich afzijdig houden van de wijze waarop de advocatuur haar leden informatiseert. Allemaal goede redenen om samen te werken om de digitalisering vooruit te helpen en zo snel als mogelijk voor elke betrokken partij, advocaat, notaris, gerechtsdeurwaarder en magistraat de meest werkbare en de meest performante ontwikkeling te zoeken, eerder dan negatieve energie te blijven spenderen en de digitale evolutie te blijven vertragen. Het lijkt me de enige weg om de beeldvorming van Justitie, maar ook de werking ervan op korte termijn te verbeteren.
Bovendien zou het een eerste stap kunnen zijn naar een veel verdergaande digitalisering. Op dit ogenblik blijft het immers een beroepsondersteunende digitalisering; zoals Patrick Hofströssler en Patrick Henry al meegaven in hun advies aan de minister over de toekomst van het advocatenberoep, zijn artificiële intelligentie en predictieve justitie een veel grotere uitdaging voor advocaten en magistraten, en moet er gedacht worden aan de bewaking van de digitale rechtsstaat door de oprichting van een onafhankelijk orgaan, paritair samengesteld door de advocatuur en de magistratuur. Ook raadsheer Geneviève Vanderstichele (NJW 18 oktober 2017, nr. 368) heeft al bij herhaling duidelijk gemaakt dat de invloed van informatie en communicatietechnologieën op de wijze waarop geschillen worden aangepakt in een informatiemaatschappij die door data wordt gestuurd, de uitdaging zijn voor de echte digitale revolutie die er aankomt. Grondige studie, maar ook bewaking om de digitalisering van het rechtsstelsel en het rechtsbestel te begeleiden, lijkt noodzakelijk. Als de manier waarop advocaten hun besluiten moeten neerleggen meer zorgen baart dan die revolutie, of dan de achterstand in de behandeling van zaken, betaalt de rechtsonderhorige uiteindelijk veel meer dan de kost van de neerlegging, die op dit ogenblik nog steeds de investering niet dekt…
De ordes hebben inmiddels, door al het geleverde werk, ook het vertrouwen van heel wat actoren gewonnen. Na de Salduzapplicatie, kent onze (juridische) samenleving inmiddels ook Regsol, dat door beide ordes werd ontwikkeld, het Centraal Register Solvabiliteit. Via dat digitaal platform kunnen schuldeisers, gemachtigden en belanghebbenden openstaande insolventiedossiers, beheerd door de ondernemingsrechtbanken, starten, raadplegen of opvolgen. In dezelfde lijn ontwikkelen beide Ordes ook dit jaar het register voor de Collectieve Schuldenregeling.
Het DPA en de advocatenkaart moeten dit jaar ook toegang bieden tot het rijksregister en het Centraal bestand voor beslagberichten, zodat ook de periode waarbij én EID én advocatenkaart nodig zijn in de beroepsuitoefening, definitief voorbij is. De toegang tot de administratieve rechtbanken, zoals de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen en de Raad voor Vergunningsbetwistingen of de Raad van State zijn de volgende stap in de beroepsbegeleidende digitalisering van het beroep. Vanaf april dit jaar zullen advocaten ook een vernieuwd privaat luik ontdekken.
Dat die samenwerking loont en het DPA werkt, bewijzen de cijfers. In januari en februari 2019 werden meer dan 25000 documenten per maand digitaal overgemaakt door advocaten naar Justitie via het DPA, wat een bemoedigend cijfer is en de initiële vrees van (een deel van) de magistratuur over terugval van neerleggingen, in elk geval ook weerlegt.
Edgar Boydens is gewezen voorzitter van de Orde van Vlaamse Balies en bestuurder bij Diplad.
Bron: Diplad