Om een dossier in Advodata te bewerken volstaat het om op de knop 'Bewerken' linksboven het scherm te klikken. Zo lang u het dossier in bewerkmodus houdt kan een andere gebruiker ditzelfde dossier niet bewerken. Wenst u de aanpassingen te annuleren dan klikt u op de knop 'Ongedaan maken'. Na de bewerking volstaat het om uw aanpassingen op te slaan door het 'Opslaan' icoontje aan te klikken.

• • Bewerken
    
  
  • 
    
  • Opslaan
  
  • Ongedaan maken
    
  
  • Dossier verwijderen
    
  
  
  

Let wel: enkel op de 'Info & Partijen'-pagina van uw dossier is de knop bewerken beschikbaar en te gebruiken wanneer u wijzigingen wil doorvoeren.Let wel: enkel op de 'Info & Partijen'-pagina van uw dossier is de knop bewerken beschikbaar en te gebruiken wanneer u wijzigingen wil doorvoeren.

Gelijktijdig raadplegen van dossiers kan perfect in Advodata.

Gelijktijdig bewerken van dossiers kan niet. Slechts één persoon kan op een specifiek moment een dossier in wijzigmodus gebruiken.Gelijktijdig bewerken van dossiers kan niet. Slechts één persoon kan op een specifiek moment een dossier in wijzigmodus gebruiken.

Door in de dossierfiche over te schakelen naar het onderdeel 'Subdossiers', kan u de subdossiers van een dossier bekijken. Uiteraard verschijnen subdossiers ook bij zoekopdrachten in het 'Dossier zoeken'-venster, maar ze zijn ook eenvoudig te raadplegen in de dossierfiche van het ouderdossier.

Als u een subdossier wilt toevoegen of wijzigen, klikt u respectievelijk op de corresponderende knoppen onderaan het venster, of dubbelklikt u op het betreffende dossier. Daarna zal voor dit (nieuwe) subdossier een eigen dossierfiche geopend worden. Hier kunt u exact dezelfde instellingen configureren als bij het gewoon dossier. Indien u een nieuwe subdossier creëert kan u in een pop-up aanvinken welke instellingen van het ouderdossier automatisch in het subdossier overgenomen moeten worden.

U kan kiezen uit volgende dossierinstellingen:

De dossierklasse wordt automatisch overgenomen om zo het dossiernummer te kunnen genereren.

Bij subdossiers vindt u naast het dossiernummer een knop die snel de fiche van het ouderdossier opent.

Aan een dossier kunt u één of meerdere tags koppelen.

Dit zijn veel voorkomende en typische termen, die gedefinieerd worden in de instellingenmodule. Eens een tag gekoppeld is aan een dossier, kunt u er nadien snel en eenvoudig op zoeken in het 'Dossier zoeken'-venster.

Om een tag te koppelen of te ontkoppelen gebruikt u opnieuw de knoppen onderaan het venster en in de tabel.

Bij het toevoegen van een tag krijgt u de keuze om een reeds bestaande tag in het systeem op te zoeken, of om een nieuwe tag aan te maken en onmiddellijk te koppelen aan het dossier. Deze laatste optie spaart de gebruiker tijd uit, waarbij u niet naar de instellingenmodule moet gaan om een tag toe te voegen. Bij de eerste optie kan u in een pop-up kiezen uit alle beschikbare tags.

Als u een subdossier wilt toevoegen of wijzigen, klikt u respectievelijk op de corresponderende knoppen onderaan het venster, of dubbelklikt u op het betreffende dossier. Daarna zal voor dit (nieuwe) subdossier een eigen dossierfiche geopend worden. Hier kunt u exact dezelfde instellingen configureren als bij het gewoon dossier. Indien u een nieuwe subdossier creëert kan u in een pop-up aanvinken welke instellingen van het ouderdossier automatisch in het subdossier overgenomen moeten worden.

U kan kiezen uit volgende dossierinstellingen:

De dossierklasse wordt automatisch overgenomen om zo het dossiernummer te kunnen genereren.

Bij subdossiers vindt u naast het dossiernummer een knop die snel de fiche van het ouderdossier opent.

In de fiche van een partij kunt u in het onderste venster in het tabblad 'Contacten' een tabel met alle gekoppelde contactpersonen voor de partij terugvinden of toevoegen. 

Dit zijn de contacten die in een dossier als behandelaar voor een partij ingesteld kunnen worden. Contactpersonen worden veelal gebruikt wanneer de partij een vennootschap is, waarbij u meerdere aanspreekpunten heeft. Met de knoppen onderaan en in de tabel kunt u contactpersonen toevoegen, wijzigen en verwijderen.
Contactpersonen hebben net zoals partijen een eigen fiche: de contactfiche. Op deze contactfiche vindt u bovenaan een zone waarin u algemene gegevens kan invullen:

• Naam: naam van de contactpersoon
• Voornaam: voornaam van de contactpersoon
• Taal
• Partij: dit is een read-only waarde die de gekoppelde partij aanduidt
• Land
• Aanspreking
• Aanschrijving

In de zone onderaan het venster heeft u net zoals op de partijfiche meerdere tabbladen. Op de contactfiche zijn dat twee tabbladen, waar opnieuw specifieke instellingen, gerelateerd aan de contactpersoon, geconfigureerd kunnen worden:

• Detailvelden: raadplegen, toevoegen, wijzigen en verwijderen van gekoppelde detailvelden
  • Een nieuwe contactpersoon krijgt automatisch een aantal detailvelden toegewezen, om instellingen m.b.t. communicatie in te configureren.
• Adressen: raadplegen, toevoegen, wijzigen en verwijderen van gekoppelde adressen

Deze werkwijze is volledig analoog aan die van de partijfiche.

Het venster om een partij toe te voegen kunt u via de taakbalk openen met de knop 'Nieuwe partij'. In deze partijfiche kunt u alle instellingen configureren die betrekking hebben tot één partij. Ook via de dossierfiche, of via het 'Partij zoeken'-venster kunt u naar partijfiches doorlinken, om deze te raadplegen en/of te wijzigen.

De partijfiche is ingedeeld in drie zones. In de eerste zone links bovenaan stelt u de algemene partijgegevens in, en rechtsbovenaan bevinden zich de standaard adresgegevens. Onderaan zijn de verschillende detailvelden van de partijfiche terug te vinden.

Het is mogelijk om voor een partij meerdere partijtypes aan te vinken, zo kunt u de partij in verschillende hoedanigheden aan dossiers koppelen.

• Er moet minimaal één partijtype ingesteld zijn.
• Telkens u een partijtype aanvinkt, zullen de standaard detailvelden voor dat partijtype toegevoegd worden, indien ze nog niet zouden bestaan. (cfr. detailvelden)
• Indien u een optie selecteert, zal het aanspreking-veld mogelijk automatisch ingevuld worden, afhankelijk van de instellingen in de beheermodule.

Advodata zal enkel ingevulde detailvelden tonen. Het is dus mogelijk dat u een bepaald veld niet onmiddelijk ziet staan op uw partijfiche. Om extra velden toe te voegen zijn er verschillende mogelijkheden.

1. U klikt links onderaan op de knop 'Standaard (ontbrekende) detailvelden voor de geselecteerde partijtypes' en alle mogelijke detailvelden zullen aangevuld worden.

2. U klikt links onderaan op de knop 'Detailveld toevoegen' en vervolgens maakt u de keuze tot het toevoegen van het gewenste detailveld en de corresponderende waarde.

3. U wilt een zichtbaar veld met twee waarden vullen, U klikt rechts van het betreffende veld op de 'Detailveld dupliceren' knop en een kopie van het bestaande veld zal toegevoegd worden.

Om een brief in een dossier aan te maken heeft u twee mogelijkheden.

1. Vanuit het dossier

Deze werkwijze is de meest gekende werkwijze.

U opent het dossier waarin u een brief wenst te genereren.

In het dossiermenu kiest u voor 'Documenten'.

Het documentvenster van uw dossier wordt nu getoond. Linksonder kan u op de knop 'Document toevoegen' klikken om een nieuwe brief te maken.

Een nieuw venster 'Genereer document' wordt nu getoond. Hier maakt u de keuzes voor het aanmaken van de juiste brief.

2. Vanuit het hoofdmenu (snelle creatie van brieven)

In het menu Algemeen kan u binnen het Documentbeheer klikken op de knop 'Dossier documenten'.

Hiermee opent u een nieuw venster 'Dossier zoeken' waar u het dossier kan opzoeken waarin u een brief wenst te maken. Wanneer u dubbelklikt op het gewenste dossier wordt het venster 'Genereer document' geopend. Hier maakt u de keuzes voor het aanmaken van de juiste brief.

Nadat u alle juiste gegevens heeft geselecteerd klikt u op de knop 'Nieuw document genereren'.

De gewenste brief wordt nu opgeslagen in de gekozen documentfolder en geopend voor verdere aanpassing.

Een document binnen uw dossier kunt u hernoemen door naast het document op de knop 'Document hernoemen' te klikken.

Een popup wordt geopend waarin u een nieuwe naam kan geven aan uw document.

Om een document in uw dossier te kopiëren binnen dezelfde map volstaat het om op de knop 'Document kopiëren' te klikken aan het einde van de lijn van het document.

Op uw scherm krijgt u een popup waarin u de naam voor het gekopieerde document kan ingeven en de kopie kan aanmaken.

Om een Word-document snel om te zetten naar een PDF-document, volstaat het om op de knop 'Document kopiëren als PDF' te klikken aan het einde van de documentlijn.

Een popup wordt geopend waarin u een naam kan geven aan het PDF-document.

In het venster 'Documenten' binnen uw dossier staat boven de verkennerweergave van uw documenten een filter veld. In dit veld kunt u een deel van de naam van het bestand dat u zoekt ingeven.

Zo kunnen we binnen ons dossier een specifiek document opzoeken. Dit is zeker handig wanneer uw dossier tientallen documenten bevat.

U kunt een bestaand briefhoofd aanpassen vanuit Instellingen > Teksten > Briefhoofden.

Als u dubbelklikt op het aan te passen briefhoofdmodel, wordt dit in Word geopend voor verdere aanpassing.

De gegevens voor een briefhoofd worden steeds in de kop- of voettekst gezet zodat deze op volgende bladzijdes al dan niet kunnen terugkeren. Om de gegevens aan te passen, dubbelklikt u in de kop- of voettekst.

In onderstaande video kunt u zien hoe u het faxnummer uit het briefhoofd verwijdert en de BIC-code toevoegt.

Advodata biedt de mogelijkheid om per gebruiker een scan-map in te stellen.

Dit betekent dat als uw scanner naar een map op de server of uw werkstation kan scannen, deze map kan gemonitord worden op het inscannen van nieuwe documenten.

Wanneer een nieuw document wordt ingescand zal Advodata u melden dat er een 'inkomend document' klaarstaat om aan het juiste dossier toe te voegen.

Uw persoonlijke scan-map kan ingesteld worden onder het menu Instellingen > Mijn instellingen op het tabblad 'Configuratie'. Bij 'Locatie inkomende documenten', stelt u het pad in van uw scan-map.

Na validatie wordt in het menu 'Algemeen' nu ook de knop 'Inkomende documenten' weergegeven.

In het venster 'Inkomende documenten' worden alle gescande documenten getoond die nog niet aan een dossier werden toegewezen.

Om het document in het juiste dossier te plaatsen, vinkt u het document aan en zoekt u met behulp van de knop 'Ander dossier kiezen' het juiste dossier op, selecteert u de juiste folder en klikt op de knop 'Opslaan'. De scan wordt nu verplaatst naar de gekozen dossiermap.

Alle briefmodellen in Advodata kunt u terugvinden via het menu Instellingen > Teksten > Briefmodellen.

Het tabblad 'Briefmodellen' is ingedeeld in 3 vensters:

1. Briefmappen De onderverdeling van uw briefmodellen is hier te vinden. Per map zijn verschillende modellen opgeslagen.
2. Templatemodellen De templatemodellen zijn vaste blokken die u in uw briefmodellen kan gebruiken. De templatemodellen zijn meestal partijtype-afhankelijk en zijn dus voor elke briefmap verschillend.
3. Briefmodellen De verschillende briefmodellen per briefmap worden hier weergegeven. In dit venster kunt u briefmodellen aanpassen, verwijderen en toevoegen.

Er zijn verschillende mogelijkheden om prestaties toe te voegen. Hieronder leggen we uit hoe u deze vanuit een dossierfiche kan toevoegen.

1. Vanuit de prestatiefiche

In de prestatiefiche van het dossier kunt u linksonder op de 'Prestatie toevoegen'-knop klikken.

Het prestatiescherm wordt geopend. Hierin kunt u de details van uw prestatie bepalen. Door het juiste type prestatie te kiezen wordt op basis van het ingestelde tarief de juiste eenheidsprijs aangerekend.

De functie overrule wordt in een andere FAQ beantwoord.

2. Vanuit een afspraak

Wanneer u een afspraak in een dossier aanklikt kan u deze omzetten in een prestatie, of een reeks prestaties. Dit door eerst het agenda-item te selecteren en daarna onderaan het agendaoverzicht op de 'prestatie'-knop te klikken.

De gegevens van de afspraak worden overgenomen in de prestatiedetails.

Na het opslaan van de prestatie wordt in het agendaoverzicht in de kolom prestatie de betreffende afspraak afgevinkt.

Om een overzicht van de prestaties te zien klikt u in het menu 'Algemeen' onder de groep 'Agenda en prestaties' op de knop 'Prestaties'.

De prestaties van het volledige kantoor kunnen hier geraadpleegd worden. Binnen het prestatieoverzicht kunt u de gezochte prestatie filteren d.m.v. de verschillende parameters.

Er zijn ook enkele snelle selectie-parameters voorzien. Deze vindt u onder het tandwiel linksbovenaan het parametervenster. Hiermee kunt u snel de prestaties in een week- of maandoverzicht tonen.

In de Advodata-instellingen zijn er verschillende standaard eenheden voorzien. Deze kunt u raadplegen in het menu 'Instellingen' onder Prestaties > Eenheden.

Het is mogelijk extra eenheden toe te voegen via de knop 'Toevoegen' linksonder.

Een reeks prestaties is een middel om op een snelle manier verschillende prestaties in één keer te registreren. Vooraleer u de reeksen kunt gebruiken moeten deze geconfigureerd worden.

In onderstaande tutorial kunt u zien hoe u een reeks instelt.

Om de agenda's van uw collega's te raadplegen kunt u via het menu 'Algemeen' in de groep 'Agenda en prestaties' kiezen voor 'Agenda'. U krijgt vervolgens uw individuele agenda in weekoverzicht te zien.

Als u in de sectie met gedeelde agenda'slinks onderaan op de knop 'Gedeelde agenda toevoegen' klikt, kunt u de agenda's van uw collega's kiezen die u wenst te zien.

De gedeelde agenda's worden toegevoegd maar zijn nog niet zichtbaar. Om ze zichtbaar te maken moet u het vinkje voor de betreffende agenda aanvinken.

Op deze manier kunt u ook zicht krijgen op agenda's van vergaderzalen en dergelijke.

TIP: Heeft elke agenda dezelfde kleur? Dat kan beter. U kunt elke agenda een eigen kleur toewijzen in het instellingenmenu.

Bovenaan het Agenda-venster, boven de selectieparameters, staat een tandwiel-icoontje. Hier kunt u vooraf gedefineerde selecties zien. Deze instellingen kunnen ook vooraf ingesteld worden in het instellingenmenu.

Om agenda-items toe te voegen moet u via het menu Instellingen > Agenda, de itemtypes openen.

Een overzicht met de bestaande itemtypes wordt geopend.

Wanneer u onderaan op de knop 'Item toevoegen' klikt, kunt u een nieuw item aan de lijst toevoegen.

Een agenda-item toevoegen kan u zowel vanuit de dossieragenda als vanuit de globale agenda. In beide agenda's klikt u op de knop 'Agenda-item toevoegen'. Het detailvenster voor uw afspraak verschijnt.

In het detailvenster kan u verschillende instellingen van uw afspraak bepalen:

• Type afspraak
• Tijdstip van de afspraak (Let op: start- en einduur mogen niet gelijk zijn.)
• Herhaling: Vindt de afspraak bvb. maandelijks plaats, dan kunt u dit hier instellen.
• Prioriteit
• Dossier: Aan welk dossier is deze afspraak gekoppeld? Als u vanuit de dossieragenda een agenda-item toevoegd dan wordt deze automatisch gekoppeld aan het betreffende dossier.
• Partij: U kan een partij koppelen aan uw afspraak.
• Locatie: Bij de locatie kunt u voor vast ingestelde locaties kiezen ofwel voor het type adres. In het geval u voor adres kiest krijgt u de mogelijkheid om een adres van de partijen in het dossier te kiezen.
• Bronnen: Dit kunnen vergaderzalen, beamers, ... zijn.
• Kalenders: In welke kalenders voegt u deze afspraak toe. Standaard verschijnt uw persoonlijke agenda maar u kunt de afspraak ook in agenda's van collega's toevoegen.
• Details: Hier kan u extra gegevens mbt de afspraak toevoegen.

Als u op 'OK'klikt, wordt de afspraak geregistreerd.

Wanneer u een afspraak in een dossier aanklikt kan u deze omzetten in een prestatie, of een reeks prestaties door eerst het agendaitem te selecteren en daarna onderaan het agendaoverzicht op de 'prestatie'-knop te klikken.

De gegevens van de afspraak worden overgenomen in de prestatiedetails.

Na het opslaan van de prestatie, wordt in het agendaoverzicht in de kolom prestatie de betreffende afspraak afgevinkt.

De verkoopsvoorwaarden die gebruikt worden voor het maken van een intrestberekening kunt u aanpassen op de partijfiche. Open de betreffende partijfiche en kies onderaan voor het tabblad 'Verkoopsvoorwaarden'.

Om de details te bewerken klikt u op de knop 'Bewerken'.

Na de bewerking klikt u op de knop 'Opslaan' om de verkoopsvoorwaarden voor deze partij te valideren.

Intrestberekeningen kunnen héél complex zijn. We starten met de basis. Hoe maak ik een intrestberekening en hoe voeg ik er een hoofdsom aan toe?

Stap 1

Om een boekjaar toe te voegen navigeert u naar 'Boekhoudingen overzicht' en opent u de boekhouding.

Stap 2

Vervolgens klikt u op 'Periodes', en hierna krijgt u een overzicht van de reeds bestaande boekjaren.

Stap 3

Om een nieuw boekjaar toe te voegen (stap 1), drukt u op het groene plusje en vult u vervolgens (indien de gegevens niet correct staan in het geopende venster) de gegevens aan. Wanneer u vervolgens op 'OK' klikt, is ons nieuwe boekjaar aangemaakt.

Stap 4

Vervolgens kunt u aan de hand van de wizard (stap 2 afbeelding hieronder) de ontbrekende btw-periodes aanvullen.

Stap 5

Het nieuwe boekjaar en de btw-periodes zijn nu aangemaakt. U kunt facturen voor het nieuwe boekjaar invoeren.

In het menu 'Boekhouding' kunt u nieuwe grootboekrekeningen toevoegen. Via de knop 'Overzicht boekhoudingen' kunt u de details van de boekhouding raadplegen en aanpassen.

Selecteer eerst de juiste boekhouding door te dubbelklikken en navigeer naar het menu 'Rekeningen'. In het rechter deelvenster kunt u via de 'Rekening toevoegen'-knop een nieuwe grootboekrekening toevoegen.

Wanneer u een grootboekrekening toevoegt, dan moet u een aantal details meegeven. Het is belangrijk dat de instellingen van de grootboekrekening boekhoudkundig correct zijn!

Opmerking: de aankoopfactuur in de video wordt geboekt met behulp van de Wizard.

Opmerking: De aankoopfactuur in deze video wordt geboekt aan de hand van manueel toevoegen van boekingslijnen.