VEELGESTELDE VRAGEN

DPA

Wat is het DPA?


DPA staat voor Digital Platform for Attorneys en is een digitaal platform waarop advocaten toegang krijgen tot externe IT-diensten zoals bijvoorbeeld DPA-deposit en het adressenboek. Via DPA-deposit kan een advocaat op een beveiligde manier, via de advocatenkaart, conclusies en stukken neerleggen bij elke Belgische rechtbank. Advodata10 heeft deze functionaliteit geïntegreerd, om zo vlotter en efficiënter het werk te kunnen bundelen, met de gekoppelde dossiergegevens als centraal uitgangspunt. In het adressenboek bevinden zich de meest actuele adres- en contactgegevens van alle rechtbanken en advocaten in België. Ook hier voorziet Advodata10 de mogelijkheid om deze gegevens vlot te kunnen raadplegen en koppelen aan partijen in het systeem.




Welke stappen moet ik doorlopen om Advodata10 te koppelen met het DPA?


De toegang tot en het gebruik van de DPA-diensten, is afgeschermd voor gebruikers die hiervoor geen expliciete rechten verkregen hebben. Afhankelijk van welke dienst er gebruikt wordt, kan de wijze van authenticatie verschillen:

  • Normale authenticatie is vereist bij de diensten van het adressenboek. Hiervoor worden de globale DPA-instellingen organisatie ID en activatiecode gebruikt. Deze kunt u configureren bij de globale instellingen in de instellingenmodule. Indien deze niet (correct) ingesteld zijn, kan de advocaat/medewerker van het advocatenkantoor geen gebruik maken van de diensten met normale authenticatie.
Om normale authenticatie te bewerkstelligen moet de gebruiker via het portaal de hierboven vernoemde credentials verkrijgen. Dit kan via https://idp.dp-a.be/login. Door met de advocatenkaart in te loggen, kan men eenvoudig deze gegevens zien door op Profile te klikken. De waarden voor Organisation UUID en Activation key moeten in Advodata respectievelijk bij de globale configuraties organisatie ID en activatiecode ingevuld worden.
  • Strenge authenticatie is vereist bij het gebruik van DPA-deposit en het raadplegen van de DPA-box. Hiervoor moet de advocaat/medewerker zich aanmelden met de advocatenkaart. De procedure hiervoor, wordt hieronder beschreven. Indien de aanmeldingsprocedure niet succesvol is, kan de advocaat/medewerker van het advocatenkantoor geen gebruik maken van de diensten met strenge authenticatie.
Indien u diensten wenst te gebruiken die strenge authenticatie vereisen, zal Advodata automatisch een venster weergeven waarmee deze authenticatie verkregen kan worden. Om strenge authenticatie af te dwingen, moet u volgend stappenplan uitvoeren:
  1. Selecteer Aanmelden als advocaat
  2. Selecteer Lawyer Card
  3. Vink toelating aan en klik op Akkoord
  4. Sluit de kaartlezer aan
  5. Plaats uw persoonlijke advocatenkaart in de kaartlezer

  6. Voer uw persoonlijke PIN-code in en klik op OK

  7. Selecteer Deposit

Indien u deze procedure succesvol uitgevoerd heeft, zal het venster voor de DPA-login automatisch verdwijnen. Vanaf dit moment kan u alle DPA-diensten met strenge authenticatie uitvoeren in Advodata zonder telkens opnieuw te moeten authenticeren met de advocatenkaart. De duurtijd van een geauthenticeerde sessie is echter gelimiteerd. Dit is afhankelijk van de configuratie bij het DPA zelf en kan Advodata niet controleren.

Indien een advocaat mandaten toegekend heeft aan een medewerker, kan deze medewerker bovenstaande procedure volgen m.b.v. een e-ID i.p.v. de advocatenkaart. Mandateren kan via het webportaal van DPA zelf, via https://idp.dp-a.be/login.

Belangrijke opmerking: Om advocatenkaarten en identiteitskaarten in te lezen, zowel op het webportaal van DPA als in Advodata zelf, is middleware software vereist. De meest aangewezen software is eaZyID. Voor meer informatie m.b.t. kaartlezers en software om kaarten in te lezen, verwijzen we u door naar de website van het DPA.




Hoe configureer ik Advodata om gegevens uit stratenbestand en rijksregister te kunnen raadplegen?


Indien u diensten wenst te gebruiken die specifieke authenticatie vereisen, moet een initiële configuratie uitgevoerd zijn in Advodata. Deze mogelijke diensten zijn:

  • Stratenbestand
  • Rijksregister
  • Graydon
  • CBB
De configuratie kan verwezenlijkt worden door volgend stappenplan uit te voeren:
  • De eerste vereiste is dat de gebruiker/advocaat met de e-ID moet kunnen inloggen op het webportaal van DPA: https://portaal.advocaat.be/. Indien dit niet lukt, dan moet het rijksregisternummer van de gebruiker nog geregistreerd worden bij het baliesecretariaat. Dit rijksregisternummer moet aan die instantie aangeleverd worden, om verder te kunnen met deze procedure.
  • Eens men op het webportaal kan inloggen, moet de configuratie voor het advocatenkantoor geverifieerd worden. Dit kan via de menu Instellingen/Mijn organisatie/Facturatiebeheer. Indien op de volgende pagina duidelijk blijkt dat het ondernemingsnummer van het advocatenkantoor niet ingevuld is, dan moet de service desk van het DPA gecontacteerd worden om dit correct te configureren. Ook dit is vereist om verder te kunnen.
  • Als de kantoorgegevens geverifieerd zijn, moet voor elke gebruiker een account aangemaakt worden op het webportaal. Dit kan via de menu Instellingen/Mijn organisatie/Gebruikersbeheer. Daar kan men een nieuwe account toevoegen m.b.v. de e-ID van de gebruiker, of kan men de beschikbare accounts raadplegen door erop te klikken. Als men een account selecteert kan met in het veld Office key de persoonlijke sleutel vinden, die verder in deze procedure in Advodata geconfigureerd moet worden.
  • Er zijn nog twee extra vereisten die vervuld moeten zijn om de diensten te kunnen gebruiken:
    • De rechten van de advocaat mogen niet verwijderd zijn uit het DPA. Dit kan geverifieerd worden via de menu Instellingen/Mijn toegangsrechten. Mochten deze rechten ontbreken, kan dit gecorrigeerd worden door de tableauadvocaat met de betreffende rechten.
    • Het aantal aanmeldpogingen met een specifieke gebruikersnaam mag niet overschreden zijn. Indien dit toch zo zou zijn, kan dit enkel verholpen worden door een nieuw wachtwoord in te stellen.
  • Eens de configuratie op het webportaal vervolledigd is, kan men de koppeling in Advodata uitvoeren. In de beheermodule voeren we nodige configuraties door. Een kantoorconfiguratie is de combinatie van een kantoor en een office key. Voor elk kantoor kan maximaal één office key ingesteld worden. Deze sleutel wordt gebruikt bij de authenticatie van DPA-aanvragen. Indien deze dus niet correct of niet meer geldig is, zal het ook niet mogelijk zijn voor gebruikers om met die kantoorconfiguratie DPA-aanvragen te versturen. De gewenste waarde werd in de voorgaande stappen reeds bepaald, en mag hier simpelweg gekopieerd worden.
  • Om ten slotte als ingelogde gebruiker via Advodata een DPA-aanvraag te kunnen verzenden, moet aan de huidige gebruiker een gebruikersconfiguratie gekoppeld zijn. Er kan maximaal één configuratie per gebruiker ingesteld worden.

    In deze configuratie wordt ofwel de reeds ingestelde office key van een kantoor gekoppeld, ofwel wordt een specifieke office key voor de gebruiker ingevuld. Deze sleutel wordt gebruikt bij de authenticatie van DPA-aanvragen. Indien deze dus niet correct of niet meer geldig is, zal het ook niet mogelijk zijn om met deze configuratie DPA-aanvragen te versturen.

    Ten slotte kunt u optioneel in een gebruikersconfiguratie een e-ID certificaat instellen. Dit kan met behulp van een e-ID reader en door op de desbetreffende knop te klikken. Als u dit certificaat ingesteld hebt, zal u bij het verzenden van DPA-aanvragen niet steeds opnieuw een e-ID moeten koppelen per aanvraag. Deze instelling zorgt voor aanzienlijke tijdswinst bij het gebruik van DPA.
  • Eens al het voorgaande geconfigureerd is, kan men in de tabbladen voor stratenbestand, rijksregister, Graydon en CBB opzoekingen uitvoeren via Advodata. Bij de eerste opzoeking zal gevraagd worden om te authenticeren met de e-ID van de gebruiker/advocaat die de opzoeking uitvoert. Specifieke authenticatie werkt dus enkel met e-ID en niet met de advocatenkaart.





Documenten

Hoe genereer ik een brief in een dossier?


Om een brief in een dossier aan te maken heeft u twee mogelijkheden. 1. Vanuit het dossier Deze werkwijze is de meest gekende werkwijze. U opent het dossier waarin u een brief wenst te genereren. In het dossiermenu kiest u voor ' Documenten'. Het documentvenster van uw dossier wordt nu getoond.
Linksonder kan u op de knop ' Document toevoegen' klikken om een nieuwe brief te maken. Een nieuw venster ' Genereer document' wordt nu getoond.
Hier maakt u de keuzes voor het aanmaken van de juiste brief. 2. Vanuit het hoofdmenu (snelle creatie van brieven) In het menu Algemeen kan u binnen het Documentbeheer klikken op de knop ' Dossier documenten'. Hiermee opent u een nieuw venster 'Dossier zoeken' waar u het dossier kan opzoeken waarin u een brief wenst te maken. Wanneer u dubbelklikt op het gewenste dossier wordt het venster 'Genereer document' geopend. Hier maakt u de keuzes voor het aanmaken van de juiste brief. Nadat u alle juiste gegevens heeft geselecteerd klikt u op de knop ' Nieuw document genereren'. De gewenste brief wordt nu opgeslagen in de gekozen documentfolder en geopend voor verdere aanpassing.




Hoe kan ik een document hernoemen?


Een document binnen uw dossier kunt u hernoemen door naast het document op de knop 'Document hernoemen' te klikken. Een popup wordt geopend waarin u een nieuwe naam kan geven aan uw document.




Hoe kan ik een document kopiëren?


Om een document in uw dossier te kopiëren binnen dezelfde map volstaat het om op de knop 'Document kopiëren' te klikken aan het einde van de lijn van het document. Op uw scherm krijgt u een popup waarin u de naam voor het gekopieerde document kan ingeven en de kopie kan aanmaken.




Hoe kan ik een document omzetten naar PDF?


Om een Word-document snel om te zetten naar een PDF-document, volstaat het om op de knop 'Document kopiëren als PDF' te klikken aan het einde van de documentlijn. Een popup wordt geopend waarin u een naam kan geven aan het PDF-document.




Hoe kan ik een specifiek document zoeken in een dossier?


In het venster 'Documenten' binnen uw dossier staat boven de verkennerweergave van uw documenten een filter veld. In dit veld kunt u een deel van de naam van het bestand dat u zoekt ingeven.

Zo kunnen we binnen ons dossier een specifiek document opzoeken. Dit is zeker handig wanneer uw dossier tientallen documenten bevat.




Hoe pas ik een briefhoofd aan?


U kunt een bestaand briefhoofd aanpassen vanuit Instellingen > Teksten > Briefhoofden. Als u dubbelklikt op het aan te passen briefhoofdmodel, wordt dit in Word geopend voor verdere aanpassing. De gegevens voor een briefhoofd worden steeds in de kop- of voettekst gezet zodat deze op volgende bladzijdes al dan niet kunnen terugkeren. Om de gegevens aan te passen, dubbelklikt u in de kop- of voettekst. In onderstaande video kunt u zien hoe u het faxnummer uit het briefhoofd verwijdert en de BIC-code toevoegt.




Kan ik gescande documenten automatisch naar Advodata kopiëren?


Advodata biedt de mogelijkheid om per gebruiker een scan-map in te stellen. Dit betekent dat als uw scanner naar een map op de server of uw werkstation kan scannen, deze map kan gemonitord worden op het inscannen van nieuwe documenten. Wanneer een nieuw document wordt ingescand zal Advodata u melden dat er een 'inkomend document' klaarstaat om aan het juiste dossier toe te voegen. Uw persoonlijke scan-map kan ingesteld worden onder het menu Instellingen > Mijn instellingen op het tabblad ' Configuratie'. Bij ' Locatie inkomende documenten', stelt u het pad in van uw scan-map. Na validatie wordt in het menu ' Algemeen' nu ook de knop ' Inkomende documenten' weergegeven. In het venster 'Inkomende documenten' worden alle gescande documenten getoond die nog niet aan een dossier werden toegewezen. Om het document in het juiste dossier te plaatsen, vinkt u het document aan en zoekt u met behulp van de knop 'Ander dossier kiezen' het juiste dossier op, selecteert u de juiste folder en klikt op de knop 'Opslaan'. De scan wordt nu verplaatst naar de gekozen dossiermap.




Waar kan ik mijn briefmodellen vinden?


Alle briefmodellen in Advodata kunt u terugvinden via het menu Instellingen > Teksten > Briefmodellen. Het tabblad ' Briefmodellen' is ingedeeld in 3 vensters:

  1. Briefmappen
    De onderverdeling van uw briefmodellen is hier te vinden. Per map zijn verschillende modellen opgeslagen.
  2. Templatemodellen
    De templatemodellen zijn vaste blokken die u in uw briefmodellen kan gebruiken. De templatemodellen zijn meestal partijtype-afhankelijk en zijn dus voor elke briefmap verschillend.
  3. Briefmodellen
    De verschillende briefmodellen per briefmap worden hier weergegeven. In dit venster kunt u briefmodellen aanpassen, verwijderen en toevoegen.





Algemeen

Welke technische vereisten zijn er om met Advodata10 te kunnen werken?


Technische specificaties voor Advodata10 – Servers

Versie:

  • Windows Server 2008 R1 & R2 *
  • Windows 2012 R1 & R2
  • Windows 2016
  • Windows 2019

CPU:

  • Dualcore > 2 Ghz
  • Quadcore > 2 Ghz

RAM:

  • Minimaal 4GB
  • Aangeraden: 8GB of hoger

Andere:

  • .NET Framework 4.x (laatste versie)

Technische specificaties voor Advodata10 – Clients

Besturingssysteem:

  • Windows 7 *
  • Windows 8.x
  • Windows 10

​CPU:

  • Dualcore > 2 Ghz
  • Quadcore > 2 Ghz

​RAM:

  • Minimaal 4GB

Microsoft Office:

  • Office 2013
  • Office 2016
  • Office 2019
  • Office 365

Andere:

  • .NET Framework 4.x (laatste versie)

* Momenteel kan u Advodata10 nog gebruiken met deze software. Dit raden wij echter niet langer aan, omdat Microsoft de ondersteuning hiervan heeft stopgezet. We kunnen dan ook niet garanderen dat Advodata10 deze versies in de toekomst blijvend zal kunnen ondersteunen.




Hoe kan ik efficiënt zoeken naar specifieke gegevens?


In Advodata is het belangrijk dat u gegevens kan opzoeken. Zo zijn er verschillende zoekvensters beschikbaar, waar telkens volgens bepaalde criteria op specifieke entiteiten gezocht kan worden: dossiers, partijen, prestaties, berekeningen, et cetera.

De meeste zoekvelden, waar u tekstuele waarden kan ingeven, staan toe om meervoudige zoekopdrachten uit te voeren, in één en dezelfde zoekactie. Dat kan simpelweg door de zoekopdrachten te scheiden door een spatie. Indien u wenst te zoeken op een tekstuele waarde die een spatie bevat, dan plaatst u de volledige zoekopdracht tussen aanhalingstekens.

  • Zoekopdracht de advocaat zoekt op de tekstuele waardes de en advocaat

  • Zoekopdracht “de advocaat” zoekt op de tekstuele waarde de advocaat

Het gebruik van een %-karakter wordt op zijn beurt geïnterpreteerd als wildcard:

  • Zoekopdracht recht% resulteert in zowel rechtbank als rechter




Hoe stel ik gebruikersrechten in?


Om de rechten van gebruikers te wijzigen dienen we te navigeren naar Instellingen > Gebruikers > Rechten.
Hier krijgen we een lijst met iedere geregistreerde gebruiker. Wanneer we één van deze gebruikers aanklikken zullen de gekoppelde rechten en rollen verschijnen.

Hier kunt u afhankelijk van uw voorkeuren de permissies of rechten wijzigen/overschrijven door middel van het al dan niet aanvinken van de verschillende rechten. Vervolgens dienen we dit onderaan enkel nog op te slaan om de wijzigingen te behouden.




Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen?


Uw persoonlijke gebruikerswachtwoord kunt u wijzigen vanuit Instellingen > Mijn Instellingen. In het tabblad ' Algemeen' vinkt u 'Wachtwoord wijzigen' aan zodat de velden om het nieuwe wachtwoord in te geven en te bevestigen getoond worden. Tik uw nieuwe wachtwoord in beide velden en valideer door op ' OK' te klikken.




Kan ik met andere gebruikers communiceren binnen Advodata?


Advodata beschikt over een functionaliteit om met collega's binnen eenzelfde bedrijf te communiceren. In de rechterbovenhoek van Advodata vindt u de ' Berichten'-knop. Hiermee kan u niet alleen een bericht sturen naar collega's, maar kan u ook notities bijhouden voor uzelf. Bijvoorbeeld: U mag niet vergeten om morgen uw cliënt, Marleen De Vis, te contacteren. Klik op de ' Berichten'-knop, en voeg een nieuw bericht toe. - Bestemmeling van het bericht: uzelf. - Tik het bericht: 'Bellen Marleen De Vis' Advodata toont ' een onafgewerkt of ongelezen bericht'. Heeft u het bericht gelezen of uitgevoerd, dan kunt u dit afwerken door in de kolom afgewerkt aan te vinken. Uw bericht wordt bewaard maar niet meer standaard getoond.
U kunt er ook voor kiezen om het bericht te verwijderen door op de ' Verwijder'-knop te klikken. Uw bericht wordt in dit geval permanent verwijderd.




Hoe open ik een Teamviewer-sessie?


Bij het geven van support of opleidingen vragen wij veelal om een teamviewersessie te openen. Dit kan op verschillende manieren. Volg in de tutorial hoe u Teamviewer kan openen.




Hoe (her)activeer ik de Advodata-plugin in Outlook?


De Advodata plugin zorgt voor de mogelijkheid om uw mails vanuit outlook te registreren op uw dossier in Advodata. Wanneer in Outlook de knop ' Opslaan in Advodata' niet zichtbaar is dan is de Advodata invoegtoepassing niet of verkeerd opgestart. U kunt de plugin als volgt opnieuw opstarten:





Dossiers en partijen

Hoe kan ik een dossier bewerken?


Om een dossier in Advodata te bewerken volstaat het om op de knop ' Bewerken' linksboven het scherm te klikken. Zo lang u het dossier in bewerkmodus houdt kan een andere gebruiker ditzelfde dossier niet bewerken.

Wenst u de aanpassingen te annuleren dan klikt u op de knop ' Ongedaan maken'.

Na de bewerking volstaat het om uw aanpassingen op te slaan door het ' Opslaan' icoontje aan te klikken.

  • Bewerken



  • Opslaan



  • Ongedaan maken



  • Dossier verwijderen


Let wel: enkel op de ' Info & Partijen'-pagina van uw dossier is de knop bewerken beschikbaar en te gebruiken wanneer u wijzigingen wil doorvoeren.




Kunnen mijn collega's en ikzelf tegelijk in hetzelfde dossier werken?


Gelijktijdig raadplegen van dossiers kan perfect in Advodata.
Gelijktijdig bewerken van dossiers kan niet. Slechts één persoon kan op een specifiek moment een dossier in wijzigmodus gebruiken.




Hoe kan ik een subdossier toevoegen?


Door in de dossierfiche over te schakelen naar het onderdeel 'Subdossiers', kan u de subdossiers van een dossier bekijken. Uiteraard verschijnen subdossiers ook bij zoekopdrachten in het 'Dossier zoeken'-venster, maar ze zijn ook eenvoudig te raadplegen in de dossierfiche van het ouderdossier.
Als u een subdossier wilt toevoegen of wijzigen, klikt u respectievelijk op de corresponderende knoppen onderaan het venster, of dubbelklikt u op het betreffende dossier. Daarna zal voor dit (nieuwe) subdossier een eigen dossierfiche geopend worden. Hier kunt u exact dezelfde instellingen configureren als bij het gewoon dossier. Indien u een nieuwe subdossier creëert kan u in een pop-up aanvinken welke instellingen van het ouderdossier automatisch in het subdossier overgenomen moeten worden. U kan kiezen uit volgende dossierinstellingen: De dossierklasse wordt automatisch overgenomen om zo het dossiernummer te kunnen genereren. Bij subdossiers vindt u naast het dossiernummer een knop die snel de fiche van het ouderdossier opent.




Wat is een 'tag'?


Aan een dossier kunt u één of meerdere tags koppelen. Dit zijn veel voorkomende en typische termen, die gedefinieerd worden in de instellingenmodule. Eens een tag gekoppeld is aan een dossier, kunt u er nadien snel en eenvoudig op zoeken in het ' Dossier zoeken'-venster. Om een tag te koppelen of te ontkoppelen gebruikt u opnieuw de knoppen onderaan het venster en in de tabel. Bij het toevoegen van een tag krijgt u de keuze om een reeds bestaande tag in het systeem op te zoeken, of om een nieuwe tag aan te maken en onmiddellijk te koppelen aan het dossier. Deze laatste optie spaart de gebruiker tijd uit, waarbij u niet naar de instellingenmodule moet gaan om een tag toe te voegen. Bij de eerste optie kan u in een pop-up kiezen uit alle beschikbare tags.




Hoe voeg ik een partij toe?


Het venster om een partij toe te voegen kunt u via de taakbalk openen met de knop ' Nieuwe partij'.

In deze partijfiche kunt u alle instellingen configureren die betrekking hebben tot één partij. Ook via de dossierfiche, of via het ' Partij zoeken'-venster kunt u naar partijfiches doorlinken, om deze te raadplegen en/of te wijzigen.
De partijfiche is ingedeeld in drie zones. In de eerste zone links bovenaan stelt u de algemene partijgegevens in, en rechtsbovenaan bevinden zich de standaard adresgegevens. Onderaan zijn de verschillende detailvelden van de partijfiche terug te vinden.




Kan eenzelfde partij met meerdere partijtypes geconfigureerd worden?


Het is mogelijk om voor een partij meerdere partijtypes aan te vinken, zo kunt u de partij in verschillende hoedanigheden aan dossiers koppelen.

  • Er moet minimaal één partijtype ingesteld zijn.
  • Telkens u een partijtype aanvinkt, zullen de standaard detailvelden voor dat partijtype toegevoegd worden, indien ze nog niet zouden bestaan. (cfr. detailvelden)
  • Indien u een optie selecteert, zal het aanspreking-veld mogelijk automatisch ingevuld worden, afhankelijk van de instellingen in de beheermodule.




Hoe voeg ik een behandelaar toe aan een partij?


In de fiche van een partij kunt u in het onderste venster in het tabblad 'Contacten' een tabel met alle gekoppelde contactpersonen voor de partij terugvinden of toevoegen.

Dit zijn de contacten die in een dossier als behandelaar voor een partij ingesteld kunnen worden. Contactpersonen worden veelal gebruikt wanneer de partij een vennootschap is, waarbij u meerdere aanspreekpunten heeft. Met de knoppen onderaan en in de tabel kunt u contactpersonen toevoegen, wijzigen en verwijderen.

Contactpersonen hebben net zoals partijen een eigen fiche: de contactfiche. Op deze contactfiche vindt u bovenaan een zone waarin u algemene gegevens kan invullen:

  • Naam: naam van de contactpersoon
  • Voornaam: voornaam van de contactpersoon
  • Taal
  • Partij: dit is een read-only waarde die de gekoppelde partij aanduidt
  • Land
  • Aanspreking
  • Aanschrijving
In de zone onderaan het venster heeft u net zoals op de partijfiche meerdere tabbladen. Op de contactfiche zijn dat twee tabbladen, waar opnieuw specifieke instellingen, gerelateerd aan de contactpersoon, geconfigureerd kunnen worden:
  • Detailvelden: raadplegen, toevoegen, wijzigen en verwijderen van gekoppelde detailvelden
    • Een nieuwe contactpersoon krijgt automatisch een aantal detailvelden toegewezen, om instellingen m.b.t. communicatie in te configureren.
  • Adressen: raadplegen, toevoegen, wijzigen en verwijderen van gekoppelde adressen
Deze werkwijze is volledig analoog aan die van de partijfiche.




Hoe kan ik voor een partij een detailveld toevoegen?


Advodata zal enkel ingevulde detailvelden tonen. Het is dus mogelijk dat u een bepaald veld niet onmiddelijk ziet staan op uw partijfiche. Om extra velden toe te voegen zijn er verschillende mogelijkheden. 1. U klikt links onderaan op de knop ' Standaard (ontbrekende) detailvelden voor de geselecteerde partijtypes' en alle mogelijke detailvelden zullen aangevuld worden. 2. U klikt links onderaan op de knop ' Detailveld toevoegen' en vervolgens maakt u de keuze tot het toevoegen van het gewenste detailveld en de corresponderende waarde. 3. U wilt een zichtbaar veld met twee waarden vullen, U klikt rechts van het betreffende veld op de ' Detailveld dupliceren' knop en een kopie van het bestaande veld zal toegevoegd worden.





Agenda

Hoe raadpleeg ik een agenda van andere gebruikers?


Om de agenda's van uw collega's te raadplegen kunt u via het menu 'Algemeen' in de groep 'Agenda en prestaties' kiezen voor 'Agenda'. U krijgt vervolgens uw individuele agenda in weekoverzicht te zien. Als u in de sectie met gedeelde agenda's links onderaan op de knop ' Gedeelde agenda toevoegen' klikt, kunt u de agenda's van uw collega's kiezen die u wenst te zien. De gedeelde agenda's worden toegevoegd maar zijn nog niet zichtbaar. Om ze zichtbaar te maken moet u het vinkje voor de betreffende agenda aanvinken. Op deze manier kunt u ook zicht krijgen op agenda's van vergaderzalen en dergelijke. TIP: Heeft elke agenda dezelfde kleur? Dat kan beter. U kunt elke agenda een eigen kleur toewijzen in het instellingenmenu.




Hoe kan ik snel mijn weekplanning zien?


Bovenaan het Agenda-venster, boven de selectieparameters, staat een tandwiel-icoontje. Hier kunt u vooraf gedefineerde selecties zien. Deze instellingen kunnen ook vooraf ingesteld worden in het instellingenmenu.




Hoe voeg ik een agenda-itemtype toe?


Om agenda-items toe te voegen moet u via het menu Instellingen > Agenda, de itemtypes openen. Een overzicht met de bestaande itemtypes wordt geopend. Wanneer u onderaan op de knop 'Item toevoegen' klikt, kunt u een nieuw item aan de lijst toevoegen.




Hoe registreer ik een agenda-item in mijn agenda en/of in deze van een collega?


Een agenda-item toevoegen kan u zowel vanuit de dossieragenda als vanuit de globale agenda. In beide agenda's klikt u op de knop 'Agenda-item toevoegen'. Het detailvenster voor uw afspraak verschijnt. In het detailvenster kan u verschillende instellingen van uw afspraak bepalen:

  • Type afspraak
  • Tijdstip van de afspraak (Let op: start- en einduur mogen niet gelijk zijn.)
  • Herhaling: Vindt de afspraak bvb. maandelijks plaats, dan kunt u dit hier instellen.
  • Prioriteit
  • Dossier: Aan welk dossier is deze afspraak gekoppeld? Als u vanuit de dossieragenda een agenda-item toevoegd dan wordt deze automatisch gekoppeld aan het betreffende dossier.
  • Partij: U kan een partij koppelen aan uw afspraak.
  • Locatie: Bij de locatie kunt u voor vast ingestelde locaties kiezen ofwel voor het type adres. In het geval u voor adres kiest krijgt u de mogelijkheid om een adres van de partijen in het dossier te kiezen.
  • Bronnen: Dit kunnen vergaderzalen, beamers, ... zijn.
  • Kalenders: In welke kalenders voegt u deze afspraak toe. Standaard verschijnt uw persoonlijke agenda maar u kunt de afspraak ook in agenda's van collega's toevoegen.
  • Details: Hier kan u extra gegevens mbt de afspraak toevoegen.
Als u op ' OK' klikt, wordt de afspraak geregistreerd.




Hoe zet ik een afspraak om in een prestatie?


Wanneer u een afspraak in een dossier aanklikt kan u deze omzetten in een prestatie, of een reeks prestaties door eerst het agendaitem te selecteren en daarna onderaan het agendaoverzicht op de ' prestatie'-knop te klikken. De gegevens van de afspraak worden overgenomen in de prestatiedetails. Na het opslaan van de prestatie, wordt in het agendaoverzicht in de kolom prestatie de betreffende afspraak afgevinkt.





Berekeningen

Wat is kapitalisatie?


Kapitalisatie betekent dat de intrest voor periode 2 berekend wordt op basis van de hoofdsom van periode 1, vermeerderd met het intrestbedrag van periode 1. Anders wordt de intrest voor periode 2 enkel berekend op basis van de hoofdsom van periode 1.




Hoe configureer ik de verkoopsvoorwaarden van een partij?


De verkoopsvoorwaarden die gebruikt worden voor het maken van een intrestberekening kunt u aanpassen op de partijfiche. Open de betreffende partijfiche en kies onderaan voor het tabblad 'Verkoopsvoorwaarden'. Om de details te bewerken klikt u op de knop ' Bewerken'. Na de bewerking klikt u op de knop 'Opslaan' om de verkoopsvoorwaarden voor deze partij te valideren.




Hoe maak ik een eenvoudige intrestberekening?


Intrestberekeningen kunnen héél complex zijn. We starten met de basis. Hoe maak ik een intrestberekening en hoe voeg ik er een hoofdsom aan toe?




Hoe voeg ik een betaling toe aan een intrest berekening?






Boekhouding

Hoe start ik met een nieuw boekjaar?


Stap 1 Om een boekjaar toe te voegen navigeert u naar ' Boekhoudingen overzicht' en opent u de boekhouding.

Stap 2

Vervolgens klikt u op 'Periodes', en hierna krijgt u een overzicht van de reeds bestaande boekjaren.

Stap 3

Om een nieuw boekjaar toe te voegen (stap 1), drukt u op het groene plusje en vult u vervolgens (indien de gegevens niet correct staan in het geopende venster) de gegevens aan. Wanneer u vervolgens op 'OK' klikt, is ons nieuwe boekjaar aangemaakt.

Stap 4

Vervolgens kunt u aan de hand van de wizard (stap 2 afbeelding hieronder) de ontbrekende btw-periodes aanvullen.

Stap 5

Het nieuwe boekjaar en de btw-periodes zijn nu aangemaakt. U kunt facturen voor het nieuwe boekjaar invoeren.




Hoe raadpleeg ik de historiek van een rekening?





Hoe voeg ik een grootboekrekening toe?


In het menu 'Boekhouding' kunt u nieuwe grootboekrekeningen toevoegen. Via de knop 'Overzicht boekhoudingen' kunt u de details van de boekhouding raadplegen en aanpassen. Selecteer eerst de juiste boekhouding door te dubbelklikken en navigeer naar het menu ' Rekeningen'. In het rechter deelvenster kunt u via de ' Rekening toevoegen'-knop een nieuwe grootboekrekening toevoegen. Wanneer u een grootboekrekening toevoegt, dan moet u een aantal details meegeven. Het is belangrijk dat de instellingen van de grootboekrekening boekhoudkundig correct zijn!




Hoe boek ik een aankoopfactuur in? (nieuwe leverancier)


Opmerking: de aankoopfactuur in de video wordt geboekt met behulp van de Wizard.




Hoe boek ik een aankoopfactuur in? (kosten ten laste van dossier)


Opmerking: De aankoopfactuur in deze video wordt geboekt aan de hand van manueel toevoegen van boekingslijnen.




Hoe maak ik een verkoopfactuur? (manuele boekingslijnen)





Hoe print ik een verkoopfactuur?





Hoe pas ik de instellingen van een grootboekrekening aan?


Specifieke instellingen van grootboekrekeningen kan u raadplegen en wijzigen in het algemeen beheer van de boekhouding. Kies in het menu 'Boekhouding' voor 'Overzicht boekhoudingen' en dubbelklik op de gewenste boekhouding om de beheerspagina te openen. De beheerspagina is opgebouwd uit verschillende menu-items:

  • Algemeen
    • Algemene info
    • Periodes
    • Rekeningen
    • Fiscale fiches
  • Aangiften
    • Periodieke
    • Intra communautair
    • Klantenlisting
  • Rapportering
    • diverse rapporten waaronder balansen en grootboekexports.
Voor de aanpassing van de grootboekrekeningen kiest u voor het menu ' Rekeningen'. Aan de rechterzijde van uw scherm verschijnt uw volledige grootboekoverzicht.
Door middel van de selectieopties bovenaan kunt u naar de grootboekrekening met specifieke naam of nummer zoeken. Wanneer u dubbelklikt op de grootboekrekening komt u in het instellingenscherm van de betreffende rekening. Hierin kunt u zaken instellen zoals
  • naam van de rekening
  • verdeling Bedrijf / Privaat
  • BTW regeling
  • het rooster voor de BTW aangifte
  • ...
Om de gegevens te wijzigen klikt u eerst op de ' Wijzigen'-knop links bovenaan en achteraf op ' Opslaan'.





Prestaties

Hoe voeg ik een prestatie toe?


Er zijn verschillende mogelijkheden om prestaties toe te voegen. Hieronder leggen we uit hoe u deze vanuit een dossierfiche kan toevoegen. 1. Vanuit de prestatiefiche In de prestatiefiche van het dossier kunt u linksonder op de ' Prestatie toevoegen'-knop klikken. Het prestatiescherm wordt geopend. Hierin kunt u de details van uw prestatie bepalen. Door het juiste type prestatie te kiezen wordt op basis van het ingestelde tarief de juiste eenheidsprijs aangerekend. De functie overrule wordt in een andere FAQ beantwoord. 2. Vanuit een afspraak Wanneer u een afspraak in een dossier aanklikt kan u deze omzetten in een prestatie, of een reeks prestaties. Dit door eerst het agenda-item te selecteren en daarna onderaan het agendaoverzicht op de ' prestatie'-knop te klikken. De gegevens van de afspraak worden overgenomen in de prestatiedetails. Na het opslaan van de prestatie wordt in het agendaoverzicht in de kolom prestatie de betreffende afspraak afgevinkt.




Hoe kan ik snel mijn week- of maandoverzicht zien van alle prestaties?


Om een overzicht van de prestaties te zien klikt u in het menu 'Algemeen' onder de groep 'Agenda en prestaties' op de knop 'Prestaties'. De prestaties van het volledige kantoor kunnen hier geraadpleegd worden. Binnen het prestatieoverzicht kunt u de gezochte prestatie filteren d.m.v. de verschillende parameters. Er zijn ook enkele snelle selectie-parameters voorzien. Deze vindt u onder het tandwiel linksbovenaan het parametervenster. Hiermee kunt u snel de prestaties in een week- of maandoverzicht tonen.




Volgens welke eenheden kan ik een prestatie instellen?


In de Advodata-instellingen zijn er verschillende standaard eenheden voorzien. Deze kunt u raadplegen in het menu 'Instellingen' onder Prestaties > Eenheden. Het is mogelijk extra eenheden toe te voegen via de knop ' Toevoegen' linksonder.




Hoe maak ik een reeks aan?


Een reeks prestaties is een middel om op een snelle manier verschillende prestaties in één keer te registreren. Vooraleer u de reeksen kunt gebruiken moeten deze geconfigureerd worden. In onderstaande tutorial kunt u zien hoe u een reeks instelt.





Niet gevonden wat u zocht?

Misschien staat uw antwoord tussen de videotutorials.

Onze FAQ wordt wekelijks aangevuld met nieuwe topics.

Processiestraat 2, 8790 Waregem

BE0436 550 577

© 2020 Alfa Software Solutions

  • YouTube - Advodata
  • LinkedIn - Advodata
  • Facebook - Advodata